Privacyverklaring.

next-airco is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze privacyverklaring wordt beschreven. next-airco is gevestigd aan Dirk Verheulweg 4J, 2742 JR Waddinxveen. Voor vragen over privacy of voor het uitoefenen van een privacyrecht kun je mailen naar info@nextairco.nl of bellen naar 06 81 50 78 41.

Met “persoonsgegevens” bedoelen we informatie die direct over een persoon gaat of die redelijkerwijs naar een persoon kan worden herleid. “Verwerken” is een brede term en omvat onder meer verzamelen, bekijken, gebruiken, opslaan, doorsturen, aanpassen en verwijderen. Wij verwerken alleen gegevens voor concrete doeleinden en gebruiken niet meer gegevens dan daarvoor nodig is.

Deze verklaring geldt voor bezoekers van next-airco.nl, mensen die telefonisch, per e-mail of via een formulier contact opnemen, aanvragers van een gratis inmeting, particuliere en zakelijke klanten, contactpersonen bij bedrijven, leveranciers en andere personen met wie next-airco in het kader van advies, installatie, onderhoud of service contact heeft.

De verklaring gaat over de verwerkingen waarvoor next-airco zelf het doel en de middelen bepaalt. Externe websites en diensten waarnaar wij linken hebben een eigen verantwoordelijkheid en privacybeleid. Wanneer je zo’n externe link opent, raden we aan de privacy-informatie van die aanbieder te lezen.

Welke gegevens we gebruiken hangt af van je contact met next-airco. Het kan gaan om:

• naam, adres, woonplaats en eventueel bedrijfsnaam en functie;
• e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens;
• de inhoud van berichten, e-mails, afspraken en telefonische notities;
• informatie over de woning of bedrijfsruimte, zoals type pand, eigendomssituatie, aantal ruimtes, oppervlakte, gewenste toepassing en bereikbaarheid;
• voorkeuren voor een airco, indicatief benodigd vermogen, gewenste montageplaats en informatie over bestaande installaties;
• offerte-, opdracht-, project-, planning-, garantie-, onderhouds- en servicegegevens;
• factuur- en betaalgegevens die nodig zijn voor de financiële administratie;
• foto’s van een ruimte, installatie of technisch probleem die je zelf verstrekt of die met toestemming in het kader van een project worden gemaakt;
• technische websitegegevens, zoals IP-adres, datum en tijd van een verzoek, browser- en apparaatgegevens, bezochte URL en beveiligingsinformatie.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, een burgerservicenummer of een kopie van een identiteitsbewijs, tenzij daar in een uitzonderlijke situatie een duidelijke wettelijke noodzaak voor bestaat. Deel zulke informatie daarom niet uit eigen beweging via een contactformulier of e-mail.

De meeste gegevens ontvangen we rechtstreeks van jou. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer je een contact- of adviesformulier invult, belt, mailt, een offerte accepteert, een afspraak maakt, informatie of foto’s toestuurt of tijdens een inmeting en installatie gegevens met ons deelt. Bij een zakelijke opdracht kan een werkgever, collega, aannemer, beheerder of andere contactpersoon gegevens aan ons doorgeven om de werkzaamheden te organiseren.

Daarnaast ontstaan gegevens tijdens de uitvoering van onze werkzaamheden, zoals een projectplanning, correspondentie, onderhoudshistorie, serviceverslag of factuur. Technische websitegegevens worden automatisch verwerkt wanneer je browser verbinding maakt met de website en met de diensten die nodig zijn om de website te leveren.

Ontvangen we gegevens over iemand anders, bijvoorbeeld een bewoner, huurder of collega, dan verwachten we dat degene die de gegevens verstrekt daartoe bevoegd is en de betrokkene waar nodig informeert. Wij gebruiken die gegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt.

Wij verwerken persoonsgegevens om vragen te beantwoorden, een inmeting of afspraak te plannen, advies te geven, een offerte op te stellen en op verzoek stappen te nemen die voorafgaan aan een overeenkomst. Zodra er een overeenkomst is, gebruiken we gegevens om producten te bestellen en leveren, werkzaamheden te plannen en uitvoeren, contact te onderhouden, betalingen af te handelen en garantie, onderhoud of service te bieden. De grondslag is dan dat verwerking noodzakelijk is voor voorbereidende stappen op jouw verzoek of voor de uitvoering van de overeenkomst.

Voor facturen, boekhouding en andere verplichte administratie verwerken we gegevens omdat wij aan wettelijke verplichtingen moeten voldoen. Voor beveiliging van de website, het voorkomen van misbruik, interne kwaliteitsbewaking, het vaststellen of verdedigen van rechtsvorderingen en normale bedrijfscommunicatie kunnen wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang. Daarbij beoordelen we of de verwerking noodzakelijk en evenwichtig is en of jouw privacybelang niet zwaarder weegt.

Voor verwerkingen die niet op een overeenkomst, wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang kunnen rusten, vragen we vooraf toestemming. Dat geldt bijvoorbeeld voor het herkenbaar publiceren van een projectfoto of review wanneer daarvoor toestemming nodig is, en voor niet-noodzakelijke analytische cookies als Google Analytics later wordt geactiveerd. Toestemming kan altijd worden ingetrokken. Het intrekken maakt eerder rechtmatig verrichte verwerking niet achteraf onrechtmatig.

Bij de korte pakketaanvraag vragen we om je naam, postcode, telefoonnummer en e-mailadres. Je kunt ook een pakketvoorkeur aangeven. Kies je voor verwarmen of vooruit plannen voor de zomer, dan sturen we die wens mee met je aanvraag. Staan er campagnelabels (UTM-parameters) in de advertentielink, dan sturen we die mee om te herkennen via welke campagne je contact opneemt. Deze pagina plaatst hiervoor geen cookies en laadt geen advertentiepixels.

Het algemene contactformulier vraagt om naam, e-mailadres, optioneel telefoonnummer en een bericht. Bij de adviesaanvraag verwerken we daarnaast een telefoonnummer en postcode, het type en de oppervlakte van de ruimte, het aantal ruimtes, de gekozen aircovoorkeur, woningtype, eigendomssituatie, een berekende capaciteitsindicatie en eventuele opmerkingen. Deze informatie gebruiken we om de aanvraag te begrijpen, contact op te nemen en gericht advies of een afspraak voor te bereiden.

De website verzendt formulieren via een beveiligde Cloudflare Pages Function naar Resend. Resend verwerkt daarbij in ieder geval het e-mailadres, de berichtinhoud en technische verzendgegevens om de e-mail bij next-airco af te leveren. Een aanvraag wordt niet als openbaar bericht op de website geplaatst. Vul geen informatie in die niet nodig is voor je vraag.

Ook gewone e-mail wordt verwerkt door de betrokken e-mailproviders en kan deel worden van een klant- of projectdossier wanneer de inhoud relevant is voor een offerte, afspraak of uitvoering. Wij gebruiken contactgegevens uit een aanvraag niet automatisch voor algemene marketing. Eventuele commerciële e-mail wordt alleen verstuurd wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en bevat waar nodig een afmeldmogelijkheid.

Wanneer je een offerte aanvraagt of klant wordt, leggen we de informatie vast die nodig is om het project goed uit te voeren. Dat kan bestaan uit adres- en contactgegevens, meetgegevens, gekozen unit, technische uitgangspunten, afspraken over plaatsing en leidingroute, offerteversies, opdrachtbevestiging, planning, correspondentie, opleverinformatie en relevante foto’s. Deze gegevens zorgen dat de monteurs weten wat is afgesproken en dat we later vragen over de installatie kunnen beantwoorden.

Bij zakelijke klanten verwerken we doorgaans gegevens van contactpersonen, zoals naam, functie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer. De overeenkomst wordt meestal met de organisatie gesloten, maar de contactgegevens blijven persoonsgegevens van de betreffende medewerker. We gebruiken ze alleen voor communicatie over de opdracht, administratie en een normale zakelijke relatie.

Facturen en betalingsinformatie worden opgenomen in de financiële administratie. Wij slaan geen volledige betaalkaartgegevens op en vragen geen inloggegevens voor internetbankieren. Is een incasso, geschil of garantieclaim aan de orde, dan kunnen relevante stukken langer worden bewaard zolang dat nodig is voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechten.

next-airco onderhoudt uitsluitend installaties die door next-airco zijn geleverd en geplaatst. Om onderhoud en service te kunnen uitvoeren, bewaren we daarom gegevens over het installatieadres, type en serienummer van de unit voor zover beschikbaar, installatiedatum, uitgevoerde werkzaamheden, eerdere meldingen, onderhoudshistorie en contactmomenten. Deze gegevens helpen om de voorgeschiedenis te begrijpen en passend advies te geven.

Bij een storing kunnen we vragen om een foutcode, foto, video of beschrijving van het gedrag van de installatie. Deel daarbij zo min mogelijk mensen of privé-informatie in beeld. Moeten gegevens voor een garantieclaim naar een fabrikant, importeur of leverancier, dan verstrekken we alleen de informatie die redelijkerwijs nodig is om de claim te beoordelen en af te handelen.

De website wordt gehost en beveiligd via Cloudflare. Wanneer je next-airco.nl bezoekt, verwerkt Cloudflare technische verzoekgegevens om de pagina op te halen, verkeer te routeren, prestaties te leveren en kwaadaardig of geautomatiseerd verkeer te herkennen. Het kan onder meer gaan om het IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browserkenmerken, apparaat- en netwerkgegevens en beveiligingssignalen.

next-airco gebruikt deze technische verwerking voor het gerechtvaardigde belang om de website betrouwbaar, snel en veilig beschikbaar te houden. Cloudflare kan gegevens verwerken als verwerker in opdracht van next-airco en voor bepaalde eigen, in het privacybeleid van Cloudflare beschreven doeleinden. Meer informatie staat in het privacybeleid van Cloudflare.

Technische logs zijn niet bedoeld om een persoonlijk klantprofiel op te bouwen. Ze kunnen wel worden geraadpleegd wanneer dat nodig is om een storing, misbruik, aanval of beveiligingsincident te onderzoeken. De exacte loggegevens en bewaartermijnen hangen mede af van de ingeschakelde Cloudflare-diensten en de instellingen daarvan.

De huidige website gebruikt geen advertentieprofielen en plaatst vanuit next-airco geen niet-noodzakelijke trackingcookies. Technisch noodzakelijke opslag of beveiligingsmechanismen kunnen worden gebruikt wanneer dat nodig is om een formulier, beveiligingscontrole of basisfunctie te laten werken. Zulke technieken worden niet gebruikt om je zonder geldige grondslag over andere websites te volgen.

Google Analytics is op dit moment nog niet actief. Als next-airco Google Analytics later inschakelt, plaatsen we eerst een passende toestemmingskeuze en wordt de Analytics-code pas geladen nadat toestemming is gegeven, voor zover die toestemming wettelijk vereist is. We werken deze privacyverklaring dan bij met de concrete meetinstellingen, bewaartermijn en gegevensdeling. Weigeren of later intrekken van toestemming mag het normale gebruik van de website niet blokkeren.

Browserinstellingen kunnen cookies wissen of blokkeren. Zodra de website een toestemmingsvenster gebruikt, kun je jouw keuze ook via dat mechanisme aanpassen. Noodzakelijke technieken waarvoor geen toestemming nodig is, kunnen actief blijven voor beveiliging en de door jou gevraagde werking van de website.

De website gebruikt Hanken Grotesk en Space Grotesk. De lettertypebestanden worden vanaf dezelfde website geladen. Je browser maakt hiervoor geen rechtstreekse verbinding met Google Fonts. De gebruikelijke technische verzoekgegevens worden verwerkt door onze hostingprovider om de bestanden te leveren.

next-airco kan ervaringen van klanten en foto’s van afgeronde installaties op de website of eigen communicatiekanalen tonen. Een herkenbare naam, persoonlijke review, woninginterieur, kenteken, persoon of ander herleidbaar detail publiceren we alleen wanneer daarvoor toestemming of een andere geldige grondslag bestaat. We spreken zo duidelijk mogelijk af wat wordt gepubliceerd en op welk kanaal.

Toestemming voor een publicatie kan worden ingetrokken door contact op te nemen via info@nextairco.nl. We verwijderen of anonimiseren de betreffende online publicatie dan binnen een redelijke termijn, tenzij een andere grondslag of wettelijke verplichting maakt dat we bepaalde informatie moeten behouden. Het kan enige tijd duren voordat verwijderde inhoud uit caches of zoekresultaten van derden verdwijnt.

next-airco verkoopt geen persoonsgegevens. We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de beschreven doeleinden, voor de uitvoering van een overeenkomst, om aan een wettelijke verplichting te voldoen of met jouw toestemming. Afhankelijk van de opdracht kunnen de volgende ontvangers betrokken zijn:

• Cloudflare voor hosting, netwerkverkeer, formulieren en websitebeveiliging;
• Resend voor het technisch verzenden van contact- en adviesaanvragen per e-mail;
• e-mail-, telefoon-, administratie- en boekhouddienstverleners die next-airco gebruikt;
• monteurs, onderaannemers of technische specialisten die voor de uitvoering van de opdracht nodig zijn;
• fabrikanten, importeurs en leveranciers wanneer dat nodig is voor levering, technische ondersteuning of een garantieclaim;
• adviseurs, verzekeraars, incassodienstverleners, toezichthouders of overheidsinstanties wanneer daarvoor een gerechtvaardigde of wettelijke reden bestaat.

Dienstverleners krijgen niet méér gegevens dan redelijkerwijs nodig is voor hun taak. Waar een partij in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt, maken we passende afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging, gebruik en verwijdering. Sommige partijen zijn voor hun eigen wettelijke taken zelfstandig verantwoordelijk, bijvoorbeeld een accountant, bank of overheidsinstantie.

Cloudflare, Resend en Google zijn internationaal opererende dienstverleners. Daardoor kunnen persoonsgegevens of technische gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder in de Verenigde Staten, worden verwerkt. In landen buiten de EER kan een ander niveau van wettelijke bescherming gelden.

Wanneer voor zo’n doorgifte een aanvullende waarborg nodig is, maken de betrokken aanbieders gebruik van mechanismen zoals een adequaatheidsbesluit, deelname aan het EU-US Data Privacy Framework en/of de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen. De precieze route kan per dienst en subverwerker verschillen. Meer informatie is te vinden in de verwerkersvoorwaarden van Cloudflare en de verwerkersvoorwaarden van Resend.

next-airco beoordeelt bij de keuze en inrichting van diensten welke gegevens nodig zijn en probeert doorgifte te beperken. Heb je een specifieke vraag over een ontvanger of doorgiftemechanisme, dan kun je die via het privacyadres stellen.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht, lopende garantie, geschil of ander gerechtvaardigd belang een langere termijn vereist. We hanteren momenteel de volgende uitgangspunten:

• Losse contact- en adviesaanvragen: maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij de aanvraag leidt tot een offerte, overeenkomst of de aanvrager om langere opvolging vraagt.
• Niet-geaccepteerde offertes: zolang redelijk nodig voor opvolging en verantwoording, in beginsel niet langer dan twee jaar na het laatste contact, tenzij er een geschil of concrete reden voor langere bewaring bestaat.
• Klant- en projectdossiers: gedurende de uitvoering en daarna zolang de informatie redelijk nodig is voor garantie, service, onderhoud, bewijs en mogelijke rechtsvorderingen.
• Onderhouds- en servicehistorie: zolang de door next-airco geplaatste installatie wordt onderhouden of de informatie nog relevant is voor veilige en goede service.
• Financiële administratie: in beginsel zeven jaar, of langer wanneer een bijzondere fiscale regel dat vereist.
• Reviews en projectfoto’s: totdat toestemming wordt ingetrokken, het publicatiedoel eindigt of een afgesproken termijn verloopt.
• Technische logs: volgens de noodzakelijke beveiligings- en bewaartermijnen van de gebruikte Cloudflare-diensten en onze configuratie.

Een bewaartermijn kan worden verlengd wanneer gegevens nodig zijn voor een lopende klacht, claim, gerechtelijke procedure of wettelijke controle. Na afloop verwijderen of anonimiseren we gegevens, tenzij ze rechtmatig onderdeel blijven van een beveiligde back-up die volgens een vaste cyclus wordt overschreven.

next-airco neemt passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens en de risico’s van de verwerking. Voorbeelden zijn versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, sterke accountbeveiliging, beveiliging van websiteverkeer via Cloudflare, het beperken van formuliergegevens tot noodzakelijke velden en het tijdig bijwerken van gebruikte systemen.

Alleen personen en dienstverleners die gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben, krijgen toegang. Zij moeten vertrouwelijk met de gegevens omgaan. Geen enkele digitale overdracht of opslag is volledig zonder risico. Ontdekken we een beveiligingsincident, dan onderzoeken en beperken we de gevolgen en melden we het incident aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokken personen wanneer de wet dat vereist.

Denk je dat gegevens onbevoegd toegankelijk zijn of heb je een kwetsbaarheid op de website gevonden? Meld dit dan zo snel mogelijk via info@nextairco.nl en deel geen details openbaar voordat we de melding hebben kunnen onderzoeken.

Afhankelijk van de situatie geeft de AVG je onder meer de volgende rechten:

• het recht om te weten of wij persoonsgegevens van je verwerken en om inzage te vragen;
• het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• het recht om gegevens te laten verwijderen wanneer daar wettelijk ruimte voor is;
• het recht om verwerking tijdelijk te laten beperken;
• het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang of tegen direct marketing;
• het recht op overdraagbaarheid van gegevens die je zelf hebt verstrekt en die geautomatiseerd op basis van toestemming of een overeenkomst worden verwerkt;
• het recht om gegeven toestemming op ieder moment in te trekken;
• het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerd besluit met ingrijpende gevolgen, voor zover de wettelijke voorwaarden daarvoor gelden.

Deze rechten zijn niet absoluut. We kunnen bijvoorbeeld gegevens moeten bewaren vanwege een wettelijke administratieplicht of omdat ze nodig zijn voor een lopend geschil. Als we een verzoek geheel of gedeeltelijk niet kunnen uitvoeren, leggen we uit waarom en wijzen we op de mogelijkheid om een klacht in te dienen.

next-airco gebruikt op dit moment geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen heeft of je anderszins in aanmerkelijke mate treft. De online capaciteitsindicatie is alleen een rekenkundige eerste inschatting; een definitief advies en aanbod worden niet uitsluitend door die berekening bepaald.

Stuur een verzoek naar info@nextairco.nl en beschrijf welk recht je wilt uitoefenen. Vermeld voldoende informatie om het verzoek terug te vinden, maar stuur niet ongevraagd een volledige kopie van je identiteitsbewijs. We kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dat redelijk nodig is om zeker te weten dat het verzoek van de juiste persoon komt.

We reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst. Bij een ingewikkeld verzoek of meerdere verzoeken mag die termijn volgens de AVG worden verlengd; in dat geval laten we binnen de eerste maand weten waarom meer tijd nodig is. Een verzoek is normaal gesproken kosteloos. Alleen bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kan de wet ruimte geven om een redelijke vergoeding te vragen of het verzoek te weigeren.

Wanneer gegevens op jouw verzoek worden gecorrigeerd, verwijderd of beperkt en eerder met een ontvanger zijn gedeeld, informeren we die ontvanger waar de wet dat verlangt en waar dit mogelijk is. Elektronische verzoeken beantwoorden we in beginsel ook elektronisch, tenzij je om een andere passende vorm vraagt.

Heb je een zorg of klacht over de manier waarop next-airco met persoonsgegevens omgaat, neem dan eerst contact op via info@nextairco.nl. We nemen de melding serieus en proberen samen tot een oplossing te komen.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de privacywetgeving. Woon of werk je in een ander land binnen de Europese Unie, dan kun je mogelijk ook terecht bij de toezichthouder in dat land.

De diensten van next-airco zijn niet gericht op kinderen en we proberen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen te verzamelen. Een overeenkomst over installatie of onderhoud wordt gesloten met een meerderjarige of bevoegde vertegenwoordiger. Denk je dat een kind zonder passende toestemming persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, neem dan contact op. We onderzoeken de melding en verwijderen de gegevens wanneer daar geen geldige reden voor bestaat.

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer de website, dienstverlening, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij een belangrijke wijziging vermelden we duidelijk een nieuwe wijzigingsdatum en informeren we betrokkenen aanvullend wanneer dat gezien de aard van de wijziging nodig is.

Controleer deze pagina bijvoorbeeld opnieuw wanneer Google Analytics wordt geactiveerd of wanneer een nieuwe formulier-, planning- of betaaldienst wordt toegevoegd. Heb je na het lezen nog een vraag, mail dan naar info@nextairco.nl, bel 06 81 50 78 41 of schrijf naar next-airco, Dirk Verheulweg 4J, 2742 JR Waddinxveen.